Enterprise Content Management

Dílčí ECM řešení

Content Capture — digitalizace obsahu z papírové podoby
Digital Asset Management — uložení a práce s multimediálním obsahem velkého objemu
Document Management — správa dokumentů a jejich životního cyklu
Knowledge Management — vytváření a udržování znalostní báze firmy
Output Management — výběr, formátování a distribuce informací klientům, například výpisů z účtů
Records Management — zachycení a archivace nezměnitelných záznamů pro dosažení shody s předpisy
Web Content Management — správa obsahu publikovaného veřejnosti online
Wiki — zachycení nestrukturovaného textového obsahu, návodů, popisů, pracovních postupů a podobně

Fotky, videa, zvukové nahrávky, wiki stránky, dokumenty, záznamy, webové stránky, emaily, zprávy z datových schránek, přílohy — digitální obsah, který každý den vzniká ve vaší firmě. Ten můžete buď zahodit, nebo nechat ležet bez ladu a skladu tam, kde vznikl, nebo naopak začít životní cyklus obsahu řídit a využívat jej pro ekonomický prospěch vaší firmy.

ECM řešení v různých specializovaných podobách pokrývají specifické typy podnikového obsahu a procesy, které souvisejí s jejich vznikem, používání a řízeným zánikem. Zvláštním typem podnikového obsahu jsou dokumenty, pro jejichž správu dodáváme specializovaná DMS řešení.

Pomůžeme vám definovat jednoznačné procesy pro správu podnikového obsahu ve všech etapách svého životního cyklu.

Nemáte kde zaznamenat a sdílet různorodé informace a hodila by se vám „firemní wikipedie“?

Válí se vám ve firmě spousta dokumentů, které už asi dávno neplatí, ale nikdo neměl odvahu je zlikvidovat?

Nevíte, která informací se vztahuje k čemu, jak je stará, kdo za ni zodpovídá a jak s ní vlastně naložit?

Ztrácí se vám doklady a účetní z toho má těžkou hlavu?

Plní se vám na stole přihrádky nevyřízenými záležitostmi?

Nevíte, jestli už někdo vyzvedl z datové schránky zprávu, která přišla před týdnem, natož jestli s ní adekvátně naložil?

Zadali jste do výroby zakázku podle neaktuální specifikace, zákazník chce slevu a asi už si nic nekoupí?

Ano Kontaktujte mě Další případ

Vznik

Zachycení > Kontrola > Uložení

Informace, data a dokumenty vstupují do firmy různými kanály, v různých formátech a podobách. Než se vydají na cestu firmou, měl by je někdo roztřídit, označit patřičnými „visačkami“ a rozhodnout, kam je nasměrovat. Digitalizace, opatření metadaty, zatřídění do dobře navržené taxonomie, a jednotné uložení jsou nutnými předpoklady pro plnohodnotné využití.

Používání

Distribuce > Zpřístupnění > Aktualizace

Nad informačními artefakty musí proběhnout odpovídající obchodní procesy, jinak postrádají smysl. Obsah musí být vyhledatelný těmi lidmi, kteří s ním mají pracovat. Přitom je důležité zvolit vhodnou formu a nástroje pro práci. Je nutné zajistit, aby nevznikaly zbytečné duplicity, udržovat obsah aktuální a sledovat, co se s ním v průběhu času děje.

Zánik

Vyřazení > Archivace > Skartace

Každá informace jednou zastará a stane se nepotřebnou či nerelevantní. Je vhodné nastavit jednoznačná pravidla, jak takovou informaci rozpoznat, a co se s ní má udělat. Řízené zastarávání a odstraňování udrží obsah jako celek relevantní, zrychlí vyhledatelnost, ušetří místo a pomůže zajistit, že z firmy neodejde něco, co už není pravda.

Vhodně nastavené řízení obsahu vám pomůže vydělávat více peněz tam, kde je obsah součástí vaší dodávky zákazníkům. Vytvoření a udržení pořádku v interním obsahu, který nehodláte šířit dál, vám ušetří spoustu starostí a zmírní rizika, která mohou ohrozit vaše podnikání.

Pojďte se spolu s námi zamyslet, s jakými informacemi ve firmě vlastně pracujete a co vám přinese, když budete řídit jejich cesty firmou

Děkujeme za zanechání vašich údajů, budeme vás kontaktovat.

V budoucnu vás budeme informovat o důležitých novinkách